Comme traiteur, vous chiffrez à l'assiette ou au menu, pour un événement à date fixe, avec un nombre de convives qui se confirme à la dernière minute. Un acompte réserve la date, et le solde se règle autour de l'événement.
En bref : soumission au menu et à l'assiette, acompte pour réserver la date, ajustement du nombre de convives, Interac sans frais, TPS/TVQ automatiques.
Ce dont un traiteur a besoin
- Une soumission par menu, au prix par personne.
- Un acompte à la réservation pour bloquer la date.
- L'ajustement du nombre de convives avant la facture finale.
- Des extras : service, location de vaisselle, livraison.
- Les taxes automatiques une fois inscrit.
Exemple de facture d'événement
Un buffet pour 40 personnes :
- Menu buffet — 40 × 28 $ = 1 120 $
- Service (2 personnes) — 180 $
- Livraison et installation — 90 $
Sous-total 1 390 $, moins l'acompte déjà versé, puis TPS et TVQ ajoutées automatiquement. Le client paie le solde par Interac sans frais ou carte.
Réserver, confirmer, facturer
Envoyez une soumission au menu, encaissez un acompte pour bloquer la date, ajustez le nombre de convives quelques jours avant, puis convertissez en facture finale. Vos menus et extras (service, vaisselle, livraison) s'enregistrent comme articles réutilisables.
Suivez vos dépenses et vos rapports
Les aliments, les boissons, la location de vaisselle et le transport sont des dépenses que vous enregistrez avec leur reçu, par catégorie et par fournisseur. Vos rapports vous montrent ce que vous gagnez réellement une fois ces coûts payés, et regroupent vos taxes perçues pour simplifier votre déclaration. Le tableau de bord réunit toutes vos factures — payées, en attente, en retard — pour que vous voyiez d'un coup d'œil où vous en êtes et que vous relanciez au bon moment. Les rappels automatiques s'occupent des factures oubliées sans que vous ayez à écrire un courriel gênant. En gardant vos prestations courantes comme articles réutilisables, vous montez chaque facture en quelques secondes, avec vos prix déjà en place.
Pour la conformité de vos factures, consultez notre modèle de facture au Québec ; pour savoir quand vous inscrire aux taxes, notre guide TPS et TVQ pour travailleur autonome. Pour encaisser sans terminal, consultez Accepter le virement Interac.
Les erreurs de facturation à éviter
En traiteur, la première erreur est de ne pas exiger de dépôt : une annulation tardive vous laisse avec des achats et une date bloquée pour rien. Un dépôt à la réservation, avec des conditions claires, vous protège.
Deuxième piège : figer le nombre de convives trop tôt. Les confirmations arrivent à la dernière minute ; ajustez la quantité juste avant la facture finale pour ne pas facturer à côté. Troisième piège : oublier des extras (service, vaisselle, livraison) qui finissent à votre charge. Enfin, une soumission bâclée vous fait perdre des contrats au profit d'un concurrent plus clair. En gardant vos menus et extras prêts à réutiliser, vous produisez une soumission soignée en minutes, vous sécurisez la date avec un dépôt, et vous encaissez le solde sans friction. Après la saison, vos rapports de revenus sont prêts pour le comptable.
Pour la conformité de vos factures, consultez notre modèle de facture au Québec ; pour savoir quand vous inscrire aux taxes, notre guide TPS et TVQ pour travailleur autonome.
Menus, allergènes et dépôt
Un événement se prépare longtemps d'avance. En enregistrant vos menus comme articles, vous composez une soumission en quelques minutes, allergènes et options notés au besoin. Le client voit un document clair et professionnel, ce qui aide à décrocher le contrat face à la concurrence.
Le dépôt à la réservation bloque la date et vous protège contre les annulations tardives — précisez vos conditions directement sur la soumission. Quelques jours avant, vous ajustez le nombre de convives, puis vous convertissez en facture finale. Le solde se règle par Interac sans frais ou carte. Vos extras (service, vaisselle, livraison) sont déjà enregistrés. Et après la saison des événements, vos rapports de revenus sont prêts pour le comptable, sans avoir à reconstituer chaque contrat de mémoire.
Un événement réussi commence bien avant le jour J, et votre facturation en fait partie : une soumission soignée, un dépôt qui sécurise la date, une facture finale claire. Tout cela rassure le client et protège votre marge. En gardant vos menus et vos extras prêts à réutiliser, vous composez chaque contrat rapidement et vous suivez vos encaissements sans effort. mafacture vous laisse vous concentrer sur la cuisine et le service, pendant qu'il garde votre facturation impeccable.
mafacture est le logiciel de facturation simple, fait au Québec pour les traiteurs : soumissions par menu, acompte, Interac sans frais, TPS/TVQ automatiques, en français.
En résumé
Pour un traiteur, l'essentiel est de chiffrer au menu, réserver avec acompte et ajuster les convives avant la facture finale. C'est ce que fait mafacture.